LEGAL

Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen o sustituyan, nos permitimos informar a nuestros empleados, candidatos en procesos de selección, familiares de empleados, clientes, suscriptores, potenciales clientes, usuarios de canales digitales, proveedores, contratistas, potenciales proveedores y contratistas, aliados comerciales y distribuidores (quienes colectivamente se denominan 'Titulares de los Datos Personales') que se encuentran incluidos en las bases de datos de KOEL COLOMBIA S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.909.559-6, domiciliada en Bogotá, D.C., en la Calle 127 A Bis N° 15-72 (en adelante, “KOEL” o la “Sociedad”) y la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de la compra o venta de productos y servicios, o a través de actividades de mercadeo y vinculación laboral realizadas por la compañía, o a través de la celebración de alianzas o acuerdos estratégicos, o de cualquier otra forma, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, lo siguiente:

I. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Sección 1.1. Definiciones.

Para los fines de esta política se definen:

A. Autorización: Consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;

B. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;

C. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

D. Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

E. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento en este caso, la Sociedad;

F. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

G. Titular de Datos Personales, la persona natural cuya información personal sea almacenada en las bases de datos de la Sociedad y sea objeto de Tratamiento, así como, en los casos y con los límites previstos por la Constitución y la ley, la persona jurídica respecto de la información que la identifica o que afecta los derechos de las personas naturales que la conforman.

H. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.2. Tipos de datos recolectados y Finalidades del tratamiento.

Los Datos Personales recolectados por la Sociedad son tratados para el cumplimiento de su objeto social. A continuación, se describen los tipos de datos recolectados y las finalidades específicas del tratamiento para cada categoría de Titular:

Titular	Tipos de datos recolectados	Finalidades específicas del tratamiento
Trabajadores y empleados	Nombres y apellidos, número de identificación, sexo, género, fecha y lugar de nacimiento, dirección de residencia, estrato, números de teléfono y celular, correo electrónico, certificación bancaria, material audiovisual, datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social, hoja de vida completa, certificaciones de empleos anteriores, referencias personales y laborales, constancia de títulos académicos, tarjetas profesionales, certificación de cuenta bancaria, información de beneficiarios y contactos de emergencia, información de salud ocupacional.	Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y legales a cargo de la Sociedad. Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los trabajadores o a sus familiares. Realizar trámites de incapacidades, reintegros o de cualquier otra naturaleza ante el Sistema General de Seguridad Social. Dar cumplimiento a las normas laborales respecto a dotación y demás aplicables. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1527 de 2012 y sus reglamentos. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad. Gestión, control y monitoreo de las herramientas tecnológicas, redes y correos corporativos asignados para el desarrollo de sus funciones. Uso de la imagen del trabajador para fines de identificación corporativa interna. Uso de la imagen del trabajador en canales de comunicación externos de la Sociedad, cuando medie autorización para tal fin. Compartir los datos con proveedores encargados del tratamiento (como empresas de contabilidad, gestión de nómina y parafiscales, aseguradoras, plataformas de gestión de talento humano, proveedores de email y otras herramientas de ofimática) para cumplir con el contrato.
Candidatos en procesos de selección	Nombres y apellidos, número de identificación, información de hoja de vida (formación académica, experiencia laboral, competencias), datos de contacto, referencias personales y laborales, resultados de pruebas psicotécnicas, evaluaciones técnicas y notas de entrevistas del proceso de selección.	Verificar el cumplimiento de requisitos legales, regulatorios, contractuales, técnicos, comerciales o reputacionales exigibles a trabajadores, proveedores, contratistas, aliados o terceros. Consultar antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales y en listas de control de riesgo en fuentes públicas o privadas autorizadas. Conservar la información en un banco de talentos para postular al Titular a futuras vacantes o procesos de selección que se ajusten a su perfil, cuando ello sea expresamente autorizado por el Titular. Gestionar y desarrollar las diferentes etapas del proceso de selección, lo cual incluye contactar al Titular para la programación, desarrollo y/o retroalimentación de pruebas psicotécnicas, entrevistas y verificaciones. Compartir los datos con proveedores encargados del tratamiento (outsourcing de talento humano, profesionales en procesos de selección) para cumplir con el contrato. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad.
Familiares de trabajadores	Nombres y apellidos, datos de contacto, información en calidad de beneficiarios o contactos de emergencia del trabajador incluyendo documentos de soporte de parentesco.	Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los familiares de trabajadores. Gestionar la afiliación y reporte de novedades de los familiares del trabajador ante la Caja de Compensación Familiar y el Sistema General de Seguridad Social, en cumplimiento de las obligaciones legales del empleador, ya sea directamente o a través de un tercero. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad.
Clientes y suscriptores	Nombres y apellidos, número de identificación, dirección de residencia y de entrega, números de teléfono y celular, correo electrónico, datos de cuenta de usuario, información de medio de pago o tokens de transacciones provistos por las pasarelas de pago, historial de compras y suscripciones, preferencias de consumo, datos inferidos sobre comportamiento de consumo.	Remitir comunicaciones comerciales, promocionales o informativas. Gestionar cuentas de usuario en la web, plataformas digitales o canales de e-commerce. Procesar órdenes de compra, pagos, facturación, cambios, devoluciones y garantías. Administrar planes de suscripción, membresías, renovaciones y cobros recurrentes. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad. Elaborar guías de transporte, coordinar despachos y logística. Efectuar cobros, gestionar cartera, conciliaciones, el derecho de retracto y el derecho de reversión de pagos. Atender peticiones, quejas, reclamos (PQR) y consultas. Personalizar la experiencia de compra y analizar hábitos de consumo. Recomendar productos y anticipar necesidades de reabastecimiento. Elaborar análisis e inferencias de consumo mediante analítica de datos cuando ello sea expresamente autorizado. Adelantar estudios de mercado, satisfacción, recompra y abandono cuando ello sea expresamente autorizado. Gestionar programas de fidelización, referidos, beneficios y descuentos. Gestionar comunicaciones automatizadas de marketing (email, SMS, push) expresamente autorizadas. Validar la identidad del usuario y realizar análisis de gestión de riesgos para la prevención del fraude en las transacciones comerciales Compartir los datos con proveedores encargados del tratamiento (como empresas de logística y herramientas de marketing) para cumplir con el contrato.
Potenciales clientes, leads y usuarios de canales digitales o análogos.	Nombre, correo electrónico, datos de contacto, datos de navegación e interacción digital (dirección IP, identificadores de dispositivo, comportamiento en el sitio web, preferencias de cookies).	Ejecutar políticas y actividades de mercadeo. Remitir comunicaciones comerciales, promocionales, informativas o de interés cuando ello sea expresamente autorizado. Proveer información sobre productos, realizar eventos, concursos o campañas publicitarias. Gestionar cookies y píxeles de seguimiento para analítica y optimización web. Segmentación de audiencias y la visualización de publicidad personalizada en plataformas de terceros Gestionar comunicaciones de marketing automatizado (email, SMS, push) autorizadas. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad.
Proveedores y contratistas	Nombre o razón social, número de identificación o NIT, Registro Único Tributario, datos de contacto, información bancaria, antecedentes fiscales, penales, datos contractuales y comerciales, referencias personales y profesionales. En caso de ser persona natural, información que acredite el pago de seguridad social. En caso de personas jurídicas, nombres, apellidos y datos de identificación del representante legal, de los beneficiarios finales de la organización, y de las personas de contacto o enlaces comerciales	Convocar, seleccionar, evaluar y contratar proveedores y contratistas. Adelantar investigaciones de precios de mercado, cotizaciones y estudios relacionados. Suscribir, ejecutar, hacer seguimiento, modificar, terminar y liquidar contratos u órdenes de compra. Verificar el cumplimiento de requisitos legales, regulatorios, contractuales, técnicos o reputacionales. Certificar el origen lícito de los fondos para cumplir con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT/SAGRILAFT). Consultar antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales y en listas de control de riesgo en fuentes públicas o privadas autorizadas. Verificar autorizaciones específicas ante autoridades públicas para ejercer su actividad. Gestionar el control de acceso físico o digital y la seguridad en las instalaciones físicas o digitales de la Sociedad. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad.
Potenciales proveedores y contratistas	Nombres y apellidos (si es persona natural), número de identificación, datos de contacto, Información de la oferta, capacidad técnica o comercial, e información profesional del personal técnico propuesto por el oferente.	Convocar, seleccionar, evaluar y contratar proveedores y contratistas para la provisión de bienes o servicios requeridos por la Sociedad, así como su conservación en un banco de prospectos para futuras invitaciones a cotizar o contratar, cuando ello sea expresamente autorizado por el Titular. Adelantar investigaciones de precios de mercado, cotizaciones y estudios relacionados. Verificar el cumplimiento de requisitos legales, regulatorios, contractuales, técnicos o reputacionales. Consultar antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales y en listas de control de riesgo en fuentes públicas o privadas autorizadas. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad.
Aliados comerciales y distribuidores	Nombres, apellidos y datos de identificación del representante legal, así como datos de contacto de los ejecutivos de cuenta o enlaces comerciales	Contactar y gestionar relaciones con tiendas, distribuidores, marketplaces y terceros comercializadores. Realizar propuestas, alianzas comerciales, negociaciones, colaboraciones o campañas conjuntas. Consultar antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales y en listas de control de riesgo en fuentes públicas o privadas autorizadas. Gestionar la creación, administración y seguridad de las cuentas de usuario asignadas en las plataformas o portales corporativos desarrollados o contratados por la Sociedad.

1.3. FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES

Con independencia de la categoría a la que pertenezca el Titular, los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad podrán ser tratados para las siguientes finalidades, que aplican de manera transversal a todas las categorías descritas en la tabla anterior:

a) Informar y emitir comunicados de tipo corporativo;

b) Evaluar y procurar la calidad de nuestros productos, procesos y atención a partes relacionadas;

c) Ofrecer soporte y servicio al cliente.

d) Solicitar, proveer y distribuir bienes y servicios requeridos u ofrecidos por la Sociedad;

e) Proveer bienes y servicios requeridos por la Sociedad, o por los contratantes, clientes, suscriptores o aliados comerciales de la Sociedad;

f) Proveer información sobre los servicios ofertados por la Sociedad, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario, siempre que así lo hayan aceptado expresamente.

g) Adelantar estudios de tendencias de consumo, contratación o de adquisición de bienes y servicios, sea de forma directa, o a través de terceros.

h) Compartir la información con encargados del tratamiento, aliados estratégicos, proveedores tecnológicos, operadores logísticos, pasarelas de pago, agencias de mercadeo y terceros necesarios para cumplir las finalidades autorizadas.

i) Elaborar informes administrativos, contables, financieros, comerciales, operativos, estadísticos o de gestión relacionados con las actividades de la Sociedad.

j) Gestionar la seguridad de la información, prevenir fraudes, suplantaciones, accesos no autorizados, usos indebidos de la página web, incumplimientos contractuales o actividades contrarias a la ley.

k) Administrar bases de datos, sistemas de información, herramientas de analítica, CRM, plataformas de automatización, canales de atención, medios de pago y demás herramientas tecnológicas utilizadas por la Sociedad necesarias para el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

l) Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, tributarias, sanitarias, de protección al consumidor, de protección de datos personales o de cualquier otra autoridad competente.

1.4. PRINCIPIOS.

Los principios señalados en el presente capítulo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento.

A. Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Sociedad debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le fue y será oportunamente informada al Titular, y que consta en esta Política.

B. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información.

C. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular, quien garantiza que así sea.

D. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución.

E. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por la Sociedad se deberá almacenar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

F. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

G. Principio de transparencia: El responsable debe garantizar al Titular el derecho a obtener en cualquier momento información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

H. Principio de temporalidad (proporcionalidad): Los datos no podrán ser conservados por un período superior al necesario para la finalidad que justificó su tratamiento.

1.5. SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS Y/O CANDIDATOS EN PROCESO DE SELECCIÓN.

Los Datos Personales de empleados y de candidatos en procesos de selección son tratados conforme a los tipos de datos y finalidades específicas descritos en la tabla de la Sección 1.2 de la presente Política, así como a las finalidades transversales aplicables a todos los Titulares allí señaladas. Su tratamiento se sustenta en la autorización otorgada por el Titular, en las obligaciones legales del empleador y en la ejecución del contrato laboral o del proceso de selección, según corresponda.

1.6. SOBRE LOS DATOS DE NUESTROS CLIENTES, PROVEEDORES, PROVEEDORES DE SERVICIOS Y/O CONTRATISTAS.

Los Datos Personales de clientes, suscriptores, proveedores, proveedores de servicios, contratistas y aliados comerciales son tratados conforme a los tipos de datos y finalidades específicas descritos en la tabla de la Sección 1.2 de la presente Política, así como a las finalidades transversales aplicables a todos los Titulares allí señaladas. Su tratamiento se sustenta en la autorización otorgada por el Titular y en la ejecución del contrato o de la relación comercial respectiva.

1.7. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

En todo tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto de su interés superior y de sus derechos fundamentales. Por regla general, la Sociedad no recolectará ni tratará datos personales de menores de 18 años salvo en los siguientes casos: (i) cuando se trate de datos de naturaleza pública; o (ii) cuando el tratamiento sea necesario y proporcional para la satisfacción de un interés superior del menor y garantice el respeto pleno de sus derechos.

En los casos en que proceda el tratamiento (por excepción), la Sociedad recabará la autorización previa, libre, informada y expresa del representante legal del menor (padre, madre o tutor) y, antes de otorgarla, se tendrá en cuenta la opinión del menor en función de su edad y madurez. La autorización deberá constar por escrito o mediante otro medio que permita su conservación y verificación por parte de la Sociedad.

Cuando la Sociedad advierta que ha recopilado datos de un menor sin la autorización exigida, verificará la situación y, salvo que exista una obligación legal que impida la supresión, procederá a la supresión de dichos datos de todas sus bases, copias y respaldos en un plazo no mayor a ocho (8) días hábiles desde la verificación, dejando constancia y evidencia del procedimiento. En todo evento, la conservación de datos se realizará solo mientras subsistan las finalidades legítimas o existan obligaciones legales que impongan su retención. Para ejercer derechos o presentar consultas sobre tratamientos de menores, se ruega usar el canal de atención indicado en esta política.

II. BASES DE LA AUTORIZACIÓN

2.1. MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN

La Sociedad recolectará los Datos Personales de los Titulares previa obtención de su autorización, la cual será previa, expresa, informada e inequívoca. La autorización se solicitará a más tardar en el momento de la recolección del dato y el Titular será informado de forma clara y comprensible sobre: (i) las finalidades específicas del tratamiento; (ii) la identificación y datos de contacto del Responsable; (iii) las categorías de datos que se recolectan; (iv) los derechos que le asisten (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar, objetar) y los canales para ejercerlos; y (v) si aplica, la posibilidad de transferencias y/o transmisiones internacionales y los terceros o categorías de terceros receptores.

La autorización podrá recaer por cualquiera de los siguientes mecanismos, según el canal de relación con el Titular: (i) Casillas de aceptación no premarcadas en formularios físicos o digitales (registro, suscripción, compra, contacto y demás canales del sitio web); (ii) Firma del Titular en documentos físicos o electrónicos que contengan la autorización (contratos laborales, comerciales, formularios); (iii) Confirmación expresa por medios electrónicos verificables, incluyendo correos electrónicos, mensajes de texto o aplicaciones de mensajería que permitan acreditar la manifestación; y (iv) Otros mecanismos que permitan dejar constancia inequívoca de la voluntad del Titular (por ejemplo, registro con timestamp, IP y versión de la política).

Se entenderá admisible el uso de conductas inequívocas únicamente para tratamientos no sensibles y siempre que permitan concluir de manera razonable que el Titular otorgó la autorización; en ningún caso el silencio se considerará autorización. Para el tratamiento de datos sensibles la autorización deberá ser explícita (por escrito u oral con prueba) y se atenderán las reglas especiales previstas en la ley.

La Sociedad conservará prueba de la autorización (registro electrónico o físico que permita verificar fecha, texto de la autorización, canal, IP/identificador y versión de la política) y la pondrá a disposición del Titular o de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.

El Titular podrá revocar en cualquier momento la autorización otorgada, mediante los canales indicados en esta política.

2.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Sociedad no recopila datos sensibles de clientes, proveedores o contratistas en la operación ordinaria de comercialización de productos y solo tratará datos personales que puedan clasificarse como sensibles en los supuestos autorizados por la ley.

Cuando la Sociedad, a modo de excepción, requiera tratar datos sensibles lo hará únicamente conforme a lo previsto en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

Finalidad. El tratamiento de datos sensibles sólo se realizará para datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, tenga un finalidad histórica, estadística o científica adoptando las medidas de supresión de identidad y el dato sensible solicitado será el estrictamente necesario y proporcional para la finalidad indicada.
Autorización. Previa, expresa e informada autorización: cuando proceda el tratamiento por la vía del consentimiento, la Sociedad solicitará la autorización explícita del Titular o los representantes legales cuando deba salvaguardarse el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado y le informará de forma previa y clara: (i) que los datos solicitados son sensibles y que no está obligado a suministrarlos; (ii) la finalidad concreta del tratamiento; (iii) los derechos que le asisten y los canales para ejercerlos; (iv) las medidas de seguridad adoptadas; y (v) el tratamiento de copias y respaldos. La autorización deberá ser explícita y verificable. En ningún caso el silencio será considerado consentimiento.
No condicionamiento. La negativa a autorizar el tratamiento de datos sensibles no condicionará la relación contractual con la Sociedad, salvo cuando exista una base legal o contractual que imposibilite la ejecución de dicha relación sin dicho dato, hecho que será excepcional y explicitado previamente.
Excepciones legales. Sin perjuicio de lo anterior, la Sociedad podrá tratar datos sensibles sin autorización cuando concurra alguna de las excepciones taxativas de la Ley 1581/2012: interés vital del Titular incapacitado con autorización por representante legal, tratamiento necesario para reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial, o tratamiento con finalidad histórica, estadística o científica con las medidas respectivas de supresión de identidad.

2.3. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES EN EL MARCO DE LA RELACIÓN LABORAL

Por razones inherentes a la relación laboral y al cumplimiento de obligaciones en materia de salud y seguridad en el trabajo, la Sociedad podrá tratar datos que puedan ser considerados sensibles (por ejemplo: información relacionada con la salud, incapacidades, diagnósticos o resultados de exámenes médicos ocupacionales).

Finalidades. Los datos sensibles de los trabajadores se tratarán exclusivamente para las finalidades vinculadas a la relación laboral y a la protección de la salud y seguridad en el trabajo, tales como: realización de exámenes ocupacionales de ingreso, periódicos, de retiro o de vigilancia epidemiológica; gestión y verificación de incapacidades médicas; evaluación y manejo de riesgos laborales; cumplimiento de obligaciones frente a administradoras de riesgos laborales (ARL), EPS y demás autoridades sanitarias; y cumplimiento de obligaciones contractuales o legales relacionadas con la salud laboral.
Base legal. El tratamiento de estos datos se sustentará en la obligación legal o contractual aplicable en materia de salud ocupacional y en, cuando proceda, la autorización expresa del trabajador. En cualquier caso, el tratamiento será necesario y proporcional para la finalidad indicada.
Principio de minimización y proporcionalidad. Sólo se recolectará y conservará la información estrictamente necesaria para la finalidad declarada. No se solicitarán datos sensibles adicionales sin justificación documentada y previa autorización o base legal.
Confidencialidad y acceso restringido. El acceso a los datos sensibles estará limitado a las personas y áreas que por razón de sus funciones deban conocerlos (personal de salud ocupacional, recursos humanos, y terceros proveedores profesionales directamente involucrados y necesarios para el adecuado desarrollo del proceso). Estos datos se tratarán con medidas de seguridad reforzadas tales como controles de acceso, cifrado de la información y registro de accesos.
Encargados y terceros. Cuando sea necesario compartir datos sensibles con terceros (ARL, EPS, proveedores de salud ocupacional, peritos médicos), se formalizaran los procedimientos de acuerdo con lo exigido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que lo regulen.
Conservación y supresión. Los datos sensibles se conservarán únicamente mientras subsistan las finalidades o mientras exista obligación legal de conservación (por ejemplo, obligaciones de carácter laboral o de seguridad social). Una vez cesen las finalidades y no exista deber legal de retención, los datos se suprimirán de las bases activas y de los respaldos conforme a los procedimientos internos, dejando constancia del trámite.
Derechos y revocatoria. Los trabajadores podrán ejercer los derechos de: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización cuando el tratamiento se haya basado en su consentimiento. La revocatoria no operará cuando exista otra base legal que legitime la conservación o el tratamiento (por ejemplo, exigencia de la ARL o una investigación administrativa o judicial). Las solicitudes deberán presentarse por los canales indicados en esta política y serán atendidas conforme a los plazos legales.
Medidas de seguridad y responsabilidad demostrada. Dadas las especiales características de los datos de salud, la Sociedad mantendrá y documentará medidas técnicas, administrativas y humanas reforzadas que permitan acreditar el cumplimiento ante la autoridad competente.
Canales de atención. Para ejercer cualquiera de los derechos señalados o para consultas relativas al tratamiento de los datos sensibles por favor remítase a los canales indicados en esta política.

III. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Para la adecuada prestación de los servicios y el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato con el Titular, la Sociedad podrá transmitir o transferir datos personales a proveedores de servicios ubicados en el exterior (por ejemplo: plataformas de comercio electrónico, pasarelas de pago, proveedores de envíos y servicios de marketing) para las finalidades descritas en esta política. Dichas operaciones se realizarán conforme al marco legal aplicable como el Artículo 26 de la Ley 1581/2012 y su reglamentación.

Cuando el proveedor actúe como encargado del tratamiento, la transmisión se efectuará sobre la base de un contrato de encargo que obligue al encargado a aplicar las instrucciones del responsable y a adoptar medidas de seguridad, por lo que en esos casos no será necesaria la autorización individual expresa del Titular; la Sociedad conservará el contrato y demás evidencias.
Cuando el proveedor actúe como responsable y exista una transferencia internacional, la Sociedad sólo realizará la transferencia cuando concurra alguno de los supuestos legales previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (pais receptor con nivel adecuado; autorización expresa del Titular; ejecución de un contrato entre el Titular y la Sociedad con la autorización del Titular; o Declaración de Conformidad de la Superintendencia), y siempre respetando los principios de finalidad, proporcionalidad y seguridad.

Al aceptar esta política, el Titular declara conocer que sus datos pueden ser tratados fuera de Colombia para las finalidades señaladas; y autoriza, en su caso, la transferencia internacional cuando ésta se apoye en su consentimiento. Esta autorización será expresa y podrá ser revocada en cualquier momento por el Titular mediante comunicación dirigida a los canales de atención definidos en esta política, sin perjuicio de que la revocatoria afecte los tratamientos necesarios para la ejecución de obligaciones contractuales o legales que requieran la conservación de datos.

La Sociedad se obliga a adoptar las garantías contractuales y técnicas razonables y proporcionales para proteger los datos personales y a mantener disponibles las evidencias que acrediten dichas medidas y contratos, a disposición de los titulares y de la Superintendencia de Industria y Comercio.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Se informa a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos de la Sociedad que los derechos que tienen sobre el Tratamiento de dicha información personal incluyen:

A. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad;

B. Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados;

C. Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

D. Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales;

E. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

F. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos de la Sociedad, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales;

G. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales tal y como los mismos están almacenados en las bases de datos de la Sociedad;

H. Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier norma proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.

V. EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Para efectos de ejercer los derechos establecidos en el numeral II, el Titular de los Datos Personales se puede contactar con la Sociedad como Responsable del Tratamiento de dicha información.

Los siguientes son los datos de contacto del responsable de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos con respecto a los Datos Personales que nos han sido suministrados:

Teléfono de contacto: +57 315 900 1895

Área de contacto: Responsable de Datos Personales

Correo electrónico de contacto: koelcolombia@gmail.com

Dirección de contacto: Calle 127ª bis # 15-72 (Bogotá D.C.)

La Sociedad ha designado un responsable de Protección de Datos Personales, encargado de velar por el cumplimiento de las normas de protección de datos personales al interior de la organización, de atender las solicitudes de los Titulares y de servir como canal de comunicación con la Superintendencia de Industria y Comercio. Los datos de contacto del Oficial de Protección de Datos son los indicados más arriba.

VI. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

6.1. CONTACTO.

Para el ejercicio de los derechos propios del Titular de la Información consignada en las bases de datos de la Sociedad, y revocar la autorización de uso y almacenamiento de dicha información personal, el Titular de los Datos Personales debe dirigir la solicitud o reclamo respectivo a la información de contacto establecida en el Título III de la presente política.

Las solicitudes serán atendidas en los términos establecidos en la presente política según su naturaleza: las consultas conforme a la Sección 6.2, y los reclamos conforme a la Sección 6.3.

6.2. CONSULTA.

El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la Sociedad el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3. SOLICITUDES Y/O RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Sociedad, el cual será tramitado bajo las reglas amparadas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en especial por lo que se determina en la presente sección.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; por el representante legal de la persona jurídica, o por estipulación a favor de otro o para otro, debiéndose acreditar, en todos los casos, la representación.

Para la solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria, ésta debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Sociedad y contener, como mínimo, la siguiente información: (i) El nombre y domicilio del titular o del causahabiente; (ii) la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos; y (iii) la solicitud concreta.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VII. DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad se compromete a cumplir con los siguientes deberes que por Ley le sean aplicables en su calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, según corresponda:

7.1. COMO RESPONSABLE

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2. COMO ENCARGADO

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

B. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

C. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

D. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

E. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares, cuando esto pueda resultar aplicable o necesario.

F. Registrar en la base de datos un aviso tendiente a advertir que puede existir algún tipo de requerimiento o reclamo en trámite.

G. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

H. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular de la Información y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

I. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

J. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

K. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

A su vez, cualquier persona natural o jurídica que sea Encargada del Tratamiento de los Datos Personales cuando la Sociedad actúe como Responsable de la Base de Datos, deberá ceñirse a lo establecido en la presente Política.

VIII. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

El sitio web de la Sociedad utiliza cookies y tecnologías de rastreo similares para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma, analizar el comportamiento de los usuarios y personalizar la experiencia de navegación y compra. Los usuarios pueden gestionar sus preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador o mediante el banner de consentimiento de cookies habilitado en el sitio web

Las cookies utilizadas se clasifican en: (i) cookies estrictamente necesarias, que no requieren consentimiento; (ii) cookies analíticas y de rendimiento; y (iii) cookies de personalización y publicidad, para las cuales se solicitará autorización previa al usuario.

Mayor información sobre el uso de cookies está disponible en la Política de Cookies publicada en el sitio web.

IX. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y GESTIÓN DE INCIDENTES

Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales y evitar su alteración, pérdida, Tratamiento o acceso no autorizado.

En caso de presentarse un incidente de seguridad que afecte o pueda afectar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad, esta notificará de acuerdo con lo exigido por la legislación colombiana a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando el incidente represente un riesgo significativo para los Titulares afectados, a estos últimos, indicando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y los canales para obtener mayor información

X. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD, Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la Sociedad para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web www.koelcolombia.com

Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de la Sociedad serán publicadas en la página web antes mencionada y podrá ser comunicada a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la Sociedad.

XI. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Los Datos Personales serán conservados en las bases de datos de la Sociedad durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, o durante el período exigido por las normas legales o regulatorias aplicables. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entran en vigencia a partir del 8 de Junio de 2026.